Hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghệ 4.0. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Với những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mạng lại như tiết kiệm thời gian, chi phí, hỗ trợ thủ tục hành chính Thuế thì hóa đơn điện tử còn tạo ra quy trình thanh toán hiện đại cho khách hàng, góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp.

1 Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá. Cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức. Đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại:  xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là e-invoice.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong e-invoice. Từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là e-invoice.
  • Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi. Ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong e-invoice có thể truy cập. Sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

"Theo

 

2 Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện

Hóa đơn điện tử hiện nay đã được nhiều doanh nghiệp lớn trên cả nước sử dụng để thay thế hóa đơn giấy. Loại được sử dụng phổ biến hiện nay phải kể đến hóa đơn điện tử xác thực có mã xác thực của cơ quan thuế.

Với loại hóa đơn điện tử xác thực. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện. Cũng như chi phí đi kèm so với cách dùng hóa đơn giấy. Để sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể phải cần tới 1 tuần đăng ký mẫu sử dụng hóa đơn, chờ đợi xưởng in…Tuy nhiên với loại hóa đơn xác thực mọi thủ tục sẽ được rút ngắn.

"Sử

Doanh nghiệp chỉ phải chờ đợi một ngày để có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới. Và không cần làm báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn. Khác với e-invoice thông thường. E-invoice xác thực khi tạo lập xong sẽ gửi lên cơ quan thuế để lấy mã số xác thực. Quá trình này đã lưu lại thông tin sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trên hệ thống của cơ quan thuế. Do vậy doanh nghiệp không cần làm báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn hàng tháng.

3 Vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử?

Hiện nay, e-invoice thật giả lẫn lộn rất khó phân biệt và cách để kiểm tra chính xác nhất đó là tra cứu trên website của Tổng cục Thuế. Dựa vào đó ta có thể đánh giá hóa đơn đó có hợp lệ hay không.

Việc tra cứu giúp bạn biết được nhiều thông tin về bên phát hành hóa đơn. Bao gồm thông tin người bán dịch vụ và thông tin hóa đơn. Bạn cũng có thể biết được hóa đơn điện tử đó có hợp lệ hay không, hóa đơn là giả hay thật,…

Đối với người sử dụng còn có thể thông qua việc tra cứu hóa đơn để có những phương án xử lý đối với hóa đơn điện tử.
Các trường hợp nên tra cứu hóa đơn điện tử cụ thể như:

  • Trường hợp 1. Kiểm tra và tra cứu đã được phép sử dụng hay chưa. (Tra cứu sau 2 ngày từ ngày thông báo phát hành hóa đơn).
  • Trường hợp 2: Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp lệ/hợp pháp trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn.

4 5 lợi ích bất ngờ khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn

Nếu như với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian và chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… trong khi với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm e-invoice. Như vậy, theo ước tính, chi phí của e-invoice chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.

Giảm thời gian giao – nhận hóa đơn

Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn.

Trong khi đó, với e-invoice, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.

Không lo bị thất lạc hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet. Trong khi hóa đơn giấy phải được gửi cho các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc. Rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng.

Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng). Có thể bị phạt đến 08 triệu đồng.

Có độ an toàn, chính xác cao

Einvoice là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Đáng chú ý, hoa don dien tu có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.

Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.

Tuy nhiên, khi sử dụng e-invoice, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.

5 Điểm khác biệt của AM-Einvoice so với các nhà cung cấp khác

Doanh nghiệp đã quá mệt mỏi do phải đợi rất lâu để yêu cầu hỗ trợ của doanh nghiệp được phản hồi từ phía nhà cung cấp ?

Doanh nghiệp gặp lỗi trên hệ thống nhưng rất khó để gặp được nhân viên hỗ trợ ?

Hệ thống phần mềm ngập tràn lỗi dẫn đến sự đình trệ trong công việc ?

Dữ liệu dễ bị mất mát khi chuyển đổi máy hoặc nhân sự ?

Phần mềm không có sự bảo mật cao ?

AM-Einvoice chính là giải pháp triệt để cho tất cả vấn đề trên

+ Đội ngũ hỗ trợ luôn có mặt 24/7 để hỗ trợ doanh nghiệp dù là vấn đề nhỏ nhất

+ Hỗ trợ kỹ thuật miễn phí trong suốt quá trình sử dụng phần mềm

+ Tất cả các dữ liệu được đồng bộ hóa với máy chủ của AM-Einvoice. Nhằm bảo mật cao nhất và lưu trữ theo quy định lên tới 10 năm

6 Chương trình khuyến mãi siêu hấp dẫn năm 2020 dành cho các doanh nghiệp đăng ký AM-Eivoice.

– Hiện tại AM-Einvoice ra mắt 2 gói hóa đơn với nhiều ưu đãi hấp dẫn. Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc lựa chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của mình

+ Khi đăng ký gói hóa đơn theo tháng (không giới hạn số lượng hóa đơn sử dụng)

Miễn phí sử dụng e-invoice đến hết năm 2020

+ Khi đăng ký gói hóa đơn theo số lượng hóa đơn (không giới hạn thời gian sử dụng)

 

Tặng ngay 200 số hóa đơn hoàn toàn miễn phí

– Chưa hết! Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử sớm còn nhận được hỗ trợ tối đa từ AM-Einvoice:

  1. + MIỄN PHÍ 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
  2. + MIỄN PHÍ 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn DT với Cơ quan Thuế
  3. + MIỄN PHÍ 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm

Xem thêm

bình luận. Để lại câu hỏi & nhận trả lời nhanh qua email.

avatar