THẾ NÀO LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ CHỮ KÝ SỐ HỢP LỆ ?

  • Koo Jin Young
  • 12/09/2020
  • 19

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
  • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
  • Tiền hàng bằng chữ
  • Người mua hàng, người bán hàng
  • Ký và đóng dấu của người bán hàng

Ngoài những thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có thêm các chỉ tiêu sau:

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử không có liên
  • Ký hiệu số Serial
  • Chữ ký điện tử
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
  • Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

  • Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
  • Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in

2. Chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn điện tử

2.1 Đối với hóa đơn điện tử

a. Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011

Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

b. Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014:

Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

  • Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
  • Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
  • Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

2.2 Đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

a. Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

b. Công văn 3501/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 4/9/2019 hướng dẫn:

Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 và Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì:

  • Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
  • Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Như vậy, Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đều thống nhất quan điểm: hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì phải có dấu người bán.