QUYẾT ĐỊNH CỦA
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Chức vụ + Tên công ty
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập số đăng ký
Xét đề nghị của Bộ phận Kế toán về việc phát hành và quản lý Hóa đơn Giá trị gia tăng đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
- Hệ thống Máy tính và Hạ tầng mạng internet của Công ty:
1. Máy tính tạo, lập hóa đơn có thông số kỹ thuật cụ thể như sau:
+ Tên máy:
+ Hệ điều hành:
+ Bộ xử lý (CPU):
+ Bộ nhớ RAM:
2. Sever:
+ 04 CPU, 2.0 Ghz
+ Tối thiểu 8 Gb RAM
+ Hỗ trợ RAID 5+
+ OS: Centos 6.5 64 bit.
+ Tổng dung lượng Ổ cứng: SSD 128GB + HDD 1TB, mở rộng không giới hạn
- Phần mềm Hóa đơn điện tử AM-Einvoice của Công ty TNHH NC9 Việt Nam.
- Công ty TNHH NC9 Việt Nam chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử được lập trên Phần mềm AM-Einvoice.
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
STT |
Tên Hóa đơn |
Mục đích sử dụng |
1 |
|
Để xuất hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ của Công ty. |
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử
- Định dạng truyền – nhận – lưu trữ của hóa đơn là định dạng XML. Định dạng hiển thị được quy định bởi XSLT. Chữ ký số chọn tiêu chuẩn chữ ký điện tử XML
- Dữ liệu hóa đơn được bộ phận kế toán nhập trực tiếp trên màn hình nhập liệu
- Các hóa đơn điện tử sau khi lập sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của NC9, có các giải pháp lưu trữ, sao lưu đảm bảo chống thất thoát, dễ dàng phục hồi.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Bộ phận kế toán: Đảm bảo cung cấp chính xác thông tin liên quan đến việc lập chi tiết hóa đơn (tình hình cung ứng hàng hóa – dịch vụ). Kiểm tra số liệu hóa đơn, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ, hủy, chuyển đổi và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử chính xác.
- Chịu trách nhiệm trong việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi có yêu cầu.
- Bộ phận kỹ thuật: Hỗ trợ các bộ phận khác về mặt kỹ thuật, sao lưu dữ liệu định kỳ theo quy định của NC9.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày . Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
Nơi nhận: - - Như Điều 4 (để thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị; - Lưu.
|
Ký tên Chức vụ (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên) |
|
Người đại diện |
Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày14 /2/2011 của Bộ Tài chính)
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
1. Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn:
2. Mã số thuế:
3. Địa chỉ :
4. Điện thoại:
5. Các loại hoá đơn phát hành:
STT |
Tên loại hoá đơn |
Mẫu số |
Ký hiệu |
Số lượng |
Từ số |
Đến số |
Ngày bắt đầu sử dụng |
01 |
6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:
7. Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị”
|
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
|
Kính gởi:
V/v chữ ký điện tử của người mua trên Hoá đơn điện tử
TÊN CÔNG TY:
Mã số thuế:
Địa chỉ:
Người đại diện: Chức vụ:
Nay công ty chúng tôi làm công văn gửi để xin miễn nội dung Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:
“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
... e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
...2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”
Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử như sau:
“Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”
Tháng , CÔNG TY TNHH Demo Amnote phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử để xuất hoá đơn cho khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
CÔNG TY TNHH Demo Amnote kính đề nghị Quý Cơ quan vui lòng cho phép trên hoá đơn điện tử của công ty chúng tôi xuất cho khách hàng, người mua không cần phải có chữ ký điện tử kể cả trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Công ty chúng tôi cam kết có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, biên nhận thanh toán, phiếu thu,..hợp lệ.
Chân thành cám ơn.
|
Ký tên Chức vụ :
Giám đốc : |